Opas esitysten suunnitteluun: Kuinka tiivistät tietoa esityksiin

By Julia, Oct 17, 2019

presentation design

Huonot esitykset. Me olemme kaikki nähneet niitä.

Aika varmasti olemme kaikki myös pitäneet sellaisia. Minä ainakin olen.

Tiedät, millaisista esityksistä puhun: kaksi kertaa niin pitkistä kuin niiden tarvitsisi olla, ja niiden diat on ahdettu täyteen pelkkää tekstiä, kuvia tai visuaaleja ei näy missään.

Uskomattoman tylsää ja kivuliasta kamaa katseltavaksi.

Kuinka voisit varmistaa, että et kompastu tällaisiin esitysvirheisiin seuraavalla kerralla diasarjaa suunnitellessasi?

Sisällytä esitykseesi vähemmän tekstiä ja enemmän visuaaleja

David Paradin vuosittaisen esityskyselyn mukaan kolme asiaa, jotka ärsyttävät katsojia esityksissä eniten, ovat:

  1. Puhujat, jotka lukevat asiaa suoraan dioista
  2. Diat, joissa on kokonaisia tekstilauseita
  3. Teksti, joka on liian pientä luettavaksi

Yhdistävä tekijä kaikissa näissä turhaumuksen aiheuttajissa on teksti. Katsojat ovat hyvin kranttuja esitysdiojen sisältämästä tekstistä.

Omat kokemukseni eri tilaisuuksissa puhumisesta vuosien varrella ovat osoittaneet, että yleisö reagoi paljon positiivisemmin esityksiin, joissa on käytetty visuaaleja tekstin sijaan.

Kun sisällytän diasarjoihini runsaasti visuaalisia esimerkkejä, katsojat ovat kiinnostuneempia, esittävät enemmän kysymyksiä ja muistavat puheitani paremmin.

Minä en ole ainoa, joka on huomannut saman. Järjestimme hiljattain mielipidekyselyn lähes 400:lle kokouspuhujalle heidän esityksiinsä liittyen ja saimme selville, että puhujista 84,8 % loi tyypillisesti hyvin visuaalispainotteisia esityksiä.

Eräs mainio esimerkki hyvin visuaalisesta esityksestä on tämä AirBnB:n ikoninen myyntipuhe, jonka dioista yksikään ei sisällä 40 sanaa enempää tekstiä. Sen sijaan, että puhujan käsikirjoitus näkyisi dioissa, sen vaikutus on avainsanoissa, suurissa numeroissa ja ikoneissa:

presentation design

Opi kustomoimaan tämä esitysmallipohja:

 

airbnb presentation template venngage

Haluaisin näyttää oman prosessini, jonka avulla luon yllä olevan kaltaisen visuaalispainotteisen esityksen, jotta voisin auttaa sinua kohottamaan esityksesi uudelle tasolle.

Sen jälkeen voit soveltaa tätä prosessia ammattimaisiin esitysmallipohjiimme ja tehdä ainutlaatuisia esitysdiasarjoja sen suuremmitta ongelmitta! Meidän verkkopohjainen esitystyökalumme tekee näiden mallipohjien mukauttamisesta helppoa.

Saat minulta parhaat esityssuunnitteluvinkkini, jotka olen oppinut vuosien varrella lukemattomien vertaiseni, kollegoideni ja tuntemattomien ihmisten edessä esiintyessäni.

Käymme läpi tärkeimmät askeleet pitkien tekstien tiivistämiseksi esityskelpoiseen muotoon. Sitten katsomme muutamia vinkkejä, joilla diasarjoihin tuodaan visuaalista ilmettä.

Kuinka tiivistät (ja järjestät) tietoa esityksiin

1. Keksi yksi ydinsanoma, jonka ympärille suunnittelet esityksesi

Tiedämme David Paradin kyselyn pohjalta, että suuret määrät tekstiä ja dataa ovat yleisölle helposti liikaa varsinkin pitkien esitysten tapauksessa.

GIPHY

Eli toisin kuin virallisissa asiakirjoissa, raporteissa tai esseissä, yksittäisen esityksen aikana ei voida käsitellä kovin montaa monimutkaista aihetta.

Siitä ei tulisi muuta kuin kaaosta.

Keksi sen sijaan jokin yksittäinen ydinsanoma, jonka haluat välittää yleisöllesi ja rakenna sitten esityksesi tämän ydinsanoman ympärille.

Tuon ydinsanoman avulla varmistat, että kaikki esityksesi sisältö tukee esityksesi pääasiallista tavoitetta.

Kuten näemme alapuolelta, hyvä esitys kertoo ensin juuri sen, mitä se aikoo yleisölle opettaa (ydinsanoma) ja jatkaa sitten suoraan asiaan (tukena olevat tiedot).

presentation design

Suunnittele esityksesi yhden ydinsanoman ympärille varmistaaksesi, että siitä tulee selkeä, ytimekäs, tehokas ja helposti seurattava.

2. Poista kaikki tieto, joka ei tue ydinsanomaasi

Etsi seuraavaksi tuon ydinsanoman valossa kaikki ne asiat, jotka eivät kuulu esitykseesi.

Pyri poistamaan kaikki asiat, jotka eivät liity esityksesi aiheeseen välittömästi tai jotka ovat vähänkin ylimääräisiä. Eli siis kaikki tieto, joka ei ole välttämätöntä ydinsanoman ymmärtämiseksi.

Näiden tarpeettomien yksityiskohtien poistaminen uudistaa mieleenpainumattomat, tekstiä pursuavat diat täysin:

presentation design

Mieleenpainuva dia, jossa on mahdollisimman vähän tekstiä:

presentation design

Tässä vielä nopea muistilista turhien yksityiskohtien poistamiseksi:

Poista:

  • Yksityiskohtaiset selostukset
  • Taustatiedot
  • Nippelitiedot
  • Toistuvat ilmaukset
  • Yleisstietojen selitykset

Pidä:

  • Vakuuttavat faktat ja kaaviot
  • Havainnollistavat esimerkit
  • Iskevät lainaukset

presentation design

Lisäksi tämä saattaa kuulostaa itsestään selvältä, mutta kun pidät esitystä sinulle tärkeästä aiheesta, sinun voi olla helppo ajautua puhumaan tarpeettomista yksityiskohdista. Hyödynnä siis yllä olevia suosituksia pitääksesi tekstisi kasassa.

3. Käytä tekstiä sanomasi vahvistamiseen, älä sen toistamiseen

Esitysguru Nancy Duarten mukaan yleisösi tulisi pystyä ymmärtämään yksittäisen diasi merkitys 6 sekunnin sisällä.

Tekstimäärä on syytä pitää minimissä, sillä yleisöllä on tapana lukea kaikki diojesi tekstit. Näiden tekstien on tarkoitus tukea puhumaasi asiaa viemättä huomiota kuitenkaan pois sanoistasi.

Älä kirjoita koskaan sanasta sanaan ylös kaikkea, mitä aiot sanoa ääneen. Jos haluat tukeutua tekstiin tiettyjen asioiden muistamiseksi, niin vastusta kiusausta ahtaa sitä dioihisi ja käytä sen sijaan jotakin muuta työkalua, kuten Venngagen puhujan muistilappuja erityisten puheenaiheiden korostamiseksi. Nämä voidaan siirtää PowerPointiin muun esityksesi joukossa, ja ne ovat vain sinun nähtävilläsi, ei yleisösi.

Speaker notes by Venngage

Mitä tulee varsinaisiin dioihin, niiden sisältämän tekstin tulisi ainoastaan vahvistaa asioita, joita sanot. Muunna pitkät tekstikappaleet lyhyiksi luetteloiksi tai toteamuksiksi poistamalla adjektiivit ja artikkelit, kuten alla olevassa esityksessä on tehty.

presentation design

Tuo lainaukset ja tärkeät numerot etualalle ja tee niistä kunkin dian painopiste.

presentation design

4. Suunnittele esitykseesi yksi tärkeä pointti diaa kohti

Kuten mainitsin jo ylempänä, yleisön on vaikea seurata kaikkea, kun yksittäiselle dialle on ahdettu liikaa tietoa.

Hajauta siis esityksesi sisältöä niin, että kultakin dialta löytyy yksi tärkeä asia, jotta vältät hämmentämästä yleisöäsi.

Kun jätät kullekin dialle vain yhden, yksinkertaisen toteamuksen tai lauseen, voit keskittää yleisösi huomion sen hetkiseen aiheeseen.

Oma suosikkitapani tehdä tämä on valita ydinsanoma asiasta, josta olen kunkin dian aikana puhumassa, ja esittää se vain muutaman avainsanan kautta. Näin on tehty alla olevassa diassa.

presentation design

Tämän avulla varmistat sen, että yleisösi huomio kohdistuu dian visuaaleihin ja kuviin.

presentation design

Kun käytät tekstiä tällä tavalla ja jätät yhdelle dialle vain yhden faktan, saat esitykseesi taatusti tehoa.

Vaihtoehtoisesti voit tuoda esiin jonkin erityisen tärkeän tilastotiedon, jonka haluat painaa yleisösi mieleen ja tehdä siitä dian visuaalisen keskipisteen, kuten tässä tunnetussa Officeviben esityksessä.

presentation design

Tämä saattaa tarkoittaa sitä, että käsiisi jää todella paljon dioja. Mutta se ei haittaa yhtään!

Olen jutellut monien ammattilaisten kanssa, joiden johtoryhmät haluavat heidän luovan esityksiä, joissa on tietty määrä dioja (yleensä niinkin vähän kuin 10-15 diaa puolen tunnin esitykseen).

Jos minulta kysytään, niin tämä on todella huono lähestymistapa. Omasta mielestäni mitä pidempään olen jumissa yksittäisessä diassa, sitä todennäköisemmin menetän yleisöni mielenkiinnon.

Eräs hyvä nyrkkisääntö on luoda esitykseen yhtä monta diaa kuin esityksessä on minuutteja.

Käytä niin monta diaa kuin tarvitset, kunhan kullakin dialla on yksi sanoma (kuten alla olevassa, pitkähkössä esitysmallipohjassa).

presentation design

5. Korosta kunkin dian ydinsanomaa visuaalien avulla

Sen lisäksi, että tarvitset kuhunkin diaan yhden ydinviestin, sinun on tärkeää muistaa myös korostaa dioja visuaaleilla.

Yksilölliset visuaalit saavat sanomasi painumaan mieleen.

Visuaalit ovat myös oiva tapa poistaa ylimääräistä tekstiä.

Voit lisätä visuaaleja ryhmittämällä ja yhdistämällä tietoa visuaalisiksi kehyksiksi kuten aikajanoiksi:

presentation design

Tai kulkukaavioiksi ja suppiloiksi:

presentation design

Tai sitten voit viitata yksinkertaisiin käsitteisiin ikoneilla, kuten alla olevassa modernissa esitysmallissa. Saman värin käyttäminen kaikissa ikoneissa luo siistin ilmeen.

presentation design

Voit vaihtoehtoisesti käyttää ikoneissa eri värejä, kuten alla olevissa esitysmallipohjissa. Varmista vain, että värit sopivat yhteen ja koko esityksen tyyli pysyy yhtenäisenä (ts. älä käydä yhdessä diassa siistejä, moderneja ikoneja ja toisessa diassa hassuja, koristeellisia ikoneja).

presentation-design-template

Jos haluat yleisösi muistavan joitakin tärkeitä tilastoja tai trendejä, harkitse kaavion tai datavisualisaation käyttöä varmistaaksesi, että pointti menee perille. Itsevarman puheen ja vahvojen visualisaatioiden yhdistelmä voi todella tehdä vaikutuksen ja rohkaista yleisöäsi ryhtymään tekoihin sanomasi pohjalta.

Eräs henkilökohtaisista suosikkiesityksistäni (ammattilaissuunnittelijan jälkeä) vie tämän “avainsanoma plus visuaalit” -konseptin äärimmäisyyksiin, jolloin tuloksena on suorastaan vastustamaton diojen sarja.

presentation design

Lähde

Älä kuitenkaan lankea tätä konseptia käyttäessäsi huonoihin arkistokuviin. Aiheeseen liittymättömät tai kehnosti valitut visuaalit voivat aiheuttaa vahinkoa yhtä hyvin kuin olla avuksikin.

Alapuolella on esimerkki tehokkaasta tavasta käyttää arkistokuvia. Ne ovat enemmänkin temaattisia kuin kirjaimellisia, ja ne on kustomoitu hauskoin ja värikkäin ikonein, jotka tuovat esitykseen leikkisää sävyä.

presentation design

Tässä siis vielä kertaukseksi 5 tärkeintä asiaa muistettavaksi, kun tiivistät sisältöä esitysdiasarjaa varten:

  1. Keksi yksi ydinsanoma, jonka ympärille suunnittelet esityksesi
  2. Poista kaikki tiedot, jotka eivät suoraan tue ydinsanomaasi
  3. Käytä tekstiä puheesi vahvistamiseksi, älä sen toistamiseksi
  4. Suunnittele esityksesi niin, että kullekin dialle tulee yksi tärkeä pointti
  5. Korosta kunkin dian pääpointtia visuaalien avulla

Esityssuunnitteluvinkit toimivampien diasarjojen saavuttamiseksi

Esityksen sisällön ja visuaalisen suunnittelun tulisi olla saumatonta.

Lopputulos ei saisi koskaan näyttää siltä kuin olisit vain läntännyt tekstisi ja visuaalisi mallipohjalle miten sattuu. Diojen muotoilun ja suunnittelun tulisi tukea ja vahvistaa yleisön käsitystä esityksen sisällöstä.

GIPHY

Tässä on muutama yksinkertainen tapa tehdä esitysdioistasi toimivampia.

1. Käytä rakennustelinedioja ohjataksesi yleisösi huomiota ja pitääksesi heidät kiinnostuneina

Yleisö putoaa helposti kärryiltä pitkien esitysten aikana, varsinkin jos sinulla on paljon dioja. Ja kun yleisö putoaa kärryiltä, se ei kiinnitä enää huomiota.

Voit käyttää yleisön huomion saamiseksi takaisin jotakin, jota tapaan itse kutsua rakennustelinedioiksi. Rakennustelinedioja ilmenee pitkin esitystä merkitsemään suurempien osioiden alku- ja loppukohtia. 

Keskeisin rakennustelinedia on agendadia, jonka tulisi sijaita heti johdannon tai dian otsikon jälkeen. Tämä dia luo suuntaviivat esityksen suurimmille osioille.

Tämä agenda tulisi näyttää uudestaan kunkin osion alussa. Muista kuitenkin korostaa olennaista otsikkoa, kuten alapuolella.

presentation design

Tämä herättää yleisössä tunteen siitä, että esitys etenee ja se auttaa heitä samalla pysymään kiinnostuneina ja menossa mukana.

Vaihtoehtoisesti voit saavuttaa samanlaisen efektin numeroimalla eri osiosi ja jättämällä kunkin dian numeron esiin. Tai käyttämällä kunkin dian alaosassa edistyspalkkia, josta yleisö näkee, kuinka pitkällä esityksessä ollaan. Varmista vain, että se ei vie huomiota pois diojen pääsisällöstä.

presentation design

2. Korosta tekstiä koko-, paino- ja värivaihtoehdoilla

Kaikissa dioissa tulisi olla yksi visuaalinen painopiste. Jotakin, mikä kiinnittää katseen ensimmäisellä vilkaisulla.

Tuon painopisteen tulisi olla jotakin, mikä diassa on tärkeintä, olipa se sitten tärkeä numero, avainsana tai vaikka vain dian otsikko.

presentation design

Lähde

Visuaalisia painopisteitä voidaan luoda muuntelemalla kunkin dian elementin kokoa, painoa ja väriä. Suuremmat, kirkkaammat ja voimakkaammat elementit pitävät yleisön huomiota hallussaan, kun taas pienemmät ja kevyemmät elementit tapaavat jäädä taustalle.

presentation design

Kuten yllä olevasta esitysmallipohjasta näemme, tämä tekniikka voi olla erityisen hyödyllinen silloin, kun huomio halutaan kohdistaa tärkeisiin sanoihin tekstiosuuden sisällä.  Harkitse tätä tekniikkaa, jos jossakin diassasi on enemmän kuin viisi sanaa.

Ja jos todella haluat yleisösi kiinnittävän huomiota, käytä korkeakontrastista värimaailmaa kuten alapuolella.

presentation design

Pidä tämä tekniikka mielessäsi, kun valitset fontteja esitykseesi. Valitse fontti, jonka kursivoitu ja tavallinen muoto eroavat toisistaan selkeästi. Source Sans Pro, Times New Roman, Montserrat, Arvo, Roboto ja Open Sans ovat kaikki hyviä vaihtoehtoja.

presentation design

Viimeinen asia muistettavaksi, kun korostat diaa koon, painon ja värin keinoilla: älä yritä korostaa yksittäisessä diassa liian montaa asiaa. 

Jos kaikkea on korostettu, niin mitään ei ole korostettu.

3. Tee johdonmukaisia suunnitteluvalintoja häiriötekijöiden välttämiseksi

Yleisö on herkkä huomaamaan kaikki mahdolliset esityksen epäjohdonmukaisuudet ja keskittymään niihin. Tämän seurauksena sekavat ja epäjohdonmukaiset diasarjat johtavat muita asioita ajattelevaan ja epäkiinnostuneeseen yleisöihin.

Suunnittelun aikaisia valintoja (erityisesti fontteja ja värejä), on käytettävä yhtenäisesti kaikkialla diasarjassa. Viimeinen asia, mitä tahdot, on yleisö, joka kiinnittää enemmän huomiota suunnitteluvalintoihisi kuin sisältöösi.

Siitä voi olla apua, että luot ensin väripaletin ja tekstihierarkian ennen kuin diasarjan luontia ja hahmottelet ne yksinkertaiseen tyylioppaaseen kuten tässä:

presentation design

Tiedän, että saatat kokea toisinaan houkutusta muunnella tekstien kokoja, jotta yhdelle dialle mahtuisi enemmän tekstiä, mutta älä tee sitä! Jos teksti on liian pitkä mahtumaan diaan, se on jaettava useammalle dialle joka tapauksessa.

Ja muista, että johdonmukainen tyyli ei tarkoita välttämättä tylsää. Tässä sosiaalisen median markkinointiesityksessä yhdistyy kirkas värimaailma ja useampi erilainen kolmen ja kahden pylvään pohja, joten sen johdonmukaisuus ja luovuus on tasapainossa.

presentation design

4. Käytä esitysmallipohjia päästäksesi alkuun

Oman esityksen luominen alusta asti voi tuntua ylivoimaiselta. Onneksi kuitenkin tiimini Venngagella on luonut satoja ammattimaisia esitysmallipohjia, jotka tekevät näiden suunnitteluperiaatteiden käyttöönotosta helppoa ja varmistavat, että yleisösi ei ikävysty tekstintäyteisistä dioista.

Johtopäätöksenä

Yleisöt eivät halua katsella esityksiä, joissa diat ovat ahdettu täyteen tekstiä. Liiallinen tekstimäärä vain vähentää yleisön mielenkiintoa ja tekee esityksestä vaikeamman ymmärtää.

Kun tiivistämme tekstiä ja luomme visuaalispainotteisia dioja, voimme pitää jännittävämpiä, mieleenpainuvampia ja vaikuttavampia esityksiä.

Kokeile itse jollakin meidän suosituista esitysmallipohjistamme:

presentation design

Opas esitysten suunnitteluun: Kuinka tiivistät tietoa esityksiin
Rate this post