Raportit eivät välttämättä ole niitä kaikista jännittävimpiä kommunikaation muotoja, mutta ne ovat silti tärkeitä.
Jos haluat tehdä fiksuja päätöksiä budjetoinnin, markkinointistrategioiden, tuotekehityksen ja kasvustrategioiden ja oikeastaan minkä tahansa yrityksesi osa-alueen suhteen, et voi luottaa pelkkään mututuntumaan. Tämä on se asia, jossa monet pienemmät yritykset mokaavat.
Meidän on siis koottava raportteja. Älä kuitenkaan murehdi; raporttiesi ei tarvitse olla tylsiä. Jo muutama yksinkertainen suunnitteluratkaisu varmistaa, että saat luotua raportteja, jotka oikeasti kiinnostavat lukijoitasi.
Hyvin sommiteltu, kauniisti suunniteltu raportti voi jättää sidosryhmiin mainion vaikutelman ja auttaa tekemään sen sisältämistä tiedoista helpompia ymmärtää!
Eri raporttityyppejä, joita jokainen yritys ja konsultti käytännössä tarvitsee, on olemassa 12:ta eri tyyppiä (klikkaa hypätäksesi raportteihin):
- Viikkotoimintaraportit
- Projektien tilaraportit
- Myyntiraportit
- Digitaalimarkkinoinnin raportit
- Kilpailija-analyysiraportit
- Tapaustutkimukset
- Kasvustrategiaraportit
- Markkinatutkimusraportit
- Budjettiraportit
- Vuosiraportit
- Viralliset asiakirjat
- Projektisuunnitelmat
Ensimmäinen askel: aloita yritysraporttimallipohjasta
Voisit vain avata Google-dokumentit, kirjata asiasi, tehdä pari analyysinpätkää, lähettää sen sitten tiimillesi ja päättää työpäiväsi siihen. Mutta olisiko se tehokkain tapa raportoida löydöksiäsi?
Monet eivät välttämättä edes lue sellaisia raportteja. Puhumattakaan siitä, että tavanomainen, tylsä raportti tuskin tekee sidosryhmiin vaikutusta.
Sinun on konsulttina myös tärkeää brändätä itseäsi (ja erottua kilpailijoistasi). Lisäksi sinun on alati tärkeää ansaita sidosryhmiesi suosiota ja saada heidät vakuuttuneiksi asioista, joita heille suosittelet.
Siksi raporttien tekeminen mahdollisimman mielenkiintoisiksi on hyvinkin vaivan arvoista. Tämä tarkoittaa datan, prosessien ja käsitteiden visualisointia, jotta niitä olisi helpompi ymmärtää ja mukavampi katsella.
Tämä onnistuu helposti niin, että aloitat yritysraportti– tai konsultointiraporttimallipohjalla.
Klikkaa vain mitä tahansa tämän julkaisun mallipohjista, niin pääset verkkopohjaiseen raporttityökaluumme, jota käyttäen voit kustomoida mallipohjasi mielesi mukaan – ilman, että tarvitsisit siihen henkilökohtaista osaamista.
Visuaalisen yritysraportin luomiseen on olemassa kaksi isoa syytä:
- Voit organisoida, analysoida ja tiivistää löydöksesi.
- Voit ilmaista raporttejasi tehokkaammin tiimillesi, sidosryhmillesi ja asiakkaillesi.
Esimerkiksi alla oleva yritysraporttimallipohja esittelee neljä eri tapaa, joilla voit visualisoida informaatiota. Tällä tavalla tietoa on paljon kiehtovampi ja helpompi sulattaa kuin pelkän tekstipötkön muodossa.
Äläkä murehdi sitä, kuinka paljon aikaa raportin suunnitteluun saattaa kulua. Kun aloitat yhtenäisestä yritysraporttimallipohjasta, voit käyttää sitä yhä uudestaan ja uudestaan.
Mallipohja toimii kehikkona, jolle voit kustomoida tietojasi ja jonka voit suunnitella omien tarpeidesi mukaisesti. Käytä sen jälkeen kaaviotyökalua, jolla muunnat kömpelön datan selkeiden visuaalien muotoon.
Näin sinulle jää ytimekäs, voimakas ja tyylikäs raportti, jonka sidosryhmäsi ymmärtävät jo yhdellä vilkaisulla.
Tästä oppaasta löydät muutamia vinkkejä ja parhaat tavat luoda keskeisiä yritys- ja konsultointiraportteja, joita kaikki yritykset käyttävät. Ekstrana on myös mallipohjia, joita voit käyttää oman raporttisi luomiseen jo tänään.
1. Viikkotoimintaraporttien mallipohjat
Tiedätkö, mitä tiimisi puuhaa yksittäisen viikon aikana?
On eri asia tehdä töitä ja saada asioita hoidetuksi.
Kaikkiin niihin pikku hommiin, joita mahtuu pitkin työpäivää, voi olla helppo jäädä jumiin. Siksi sinun voi olla hyvä raportoida myös ne asiat, joita työstät yhden viikon aikana ja pohtia, mikä onnistui ja mitä haasteita kohtasit. Varsinkin, jos teet töitä kotoa käsin.
Viikkotoimintaraportti saa olla niin perusteellinen kuin itse haluat. Realistisesti ajatellen sinulla on todennäköisesti samankaltaisia tehtäviä viikosta toiseen.
Siksi sinun on hyödyllistä järjestellä tehtäväsi:
- Suoritetuiksi tehtäviksi
- Keskeneräisiksi tehtäviksi
- Seuraavan viikon tehtäviksi
Tulosten viikottainen raportointi voi auttaa sinua hahmottamaan, mitkä tehtävät on hoidettava ensi sijassa, mitkä projektit vievät liikaa aikaa ja mitkä tilastot tai tavoitteet saattavat vaatia lisähuomiota.
Tässä on esimerkki työntekijän viikkotoimintaraportista, jolta myös omasi voisi näyttää:
Ja tässä esimerkki viikkotoimintaraportista, jossa on hiukan ekstrahohtoa:
Muutama suositeltava käytäntö työntekijän viikkotoimintaraportissa:
- Analysoi, mikä toimi tällä viikolla ja missä voidaan petrata seuraavalla.
- Budjetoi aikaasi, jotta sinulla on valmiina ainakin yksi tai kaksi valmista myyntituotetta viikon loppuun mennessä.
- Liitä mukaan eniten muuttuneet tilastot sekä suoritettujen tehtäviesi tärkeimmät lopputulokset.
2. Projektien tilaraporttimallipohjat
Viestintä on kaikissa projekteissa keskeisessä asemassa, ja varsinkin konsultit haluavat olla siinä mahdollisimman läpinäkyviä.
Projektin tilaraportti on elintärkeä tapa viestiä päivityksiä suoritetuista ja vielä vireillä olevista asioista. Lisäksi ilmoitat sen avulla mahdollisista nykyisistä tai horisontissa siintävistä ongelmista. Tämä auttaa rakentamaan luottamusta sinun ja asiakkaasi välille.
Alta löytyvä projektin tilaraporttimallipohja välittää projektin avaintiedot helposti ymmärrettävässä muodossa.
Yllä olevan mallipohjan myötä voit ilmoittaa asiakkaalle, jos projekti:
- Kärsii budjetin tai vaatimusten noususta
- On yhä aikataulussaan
- On kunnossa tai ei (virstanpylväät saavutettu ajallaan, mahdolliset ongelmat korjattu)
Voit lisätä toiselle sivulle luettelomerkkejä korostaaksesi nopeasti kaikkia sellaisia avainongelmia, jotka haittaavat projektin edistymistä.
Alla oleva projektin tilaraporttimallipohja on tiiviimpi versio, joka voisi toimia hyvin viikkopäivityksenä.
Tämän mallipohjan myötä välität nopean yleiskatsauksen kiireisille sidosryhmillesi, jotka näkevät raportista projektin suurimmat ongelmat ja edistymisen tilan jo yhdellä vilkaisulla.
Suuremmat päivitykset voivat vaatia sitä, että konsultti kertoo projektin tilasta henkilökohtaisesti. Alla olevassa esitysmallipohjassa on käytetty kaavioita ja datavisualisointia, jotta sen sisältämät pointit välittyisivät vastaanottajilleen saman tien.
Näin asiakkaat tai muut sidosryhmät pääsevät näkemään, mitä on suoritettu ja milloin. Esityksen viimeinen dia jättää tilaa myös asioille, jotka ovat vasta tulossa.
Muutama suositeltava käytäntö projektin tilaraportissa:
- Sisällytä raporttiin kaikki työn alla olevat tärkeät tehtävät. Jos pidät asiakkaasi kanssa viikottaisia tapaamisia, puheenaiheenne todennäköisesti vaihtuu tässä kohdassa.
- Sidosryhmien tulisi voida nähdä jo yhden katseen perusteella, onko projekti myöhässä aikataulustaan tai löytyykö siitä liikaa korjaamattomia ongelmia.
- Kirjaa ylös kaikki huomattavat ongelmat ja huolenaiheet. On tärkeää, että sinulta löytyy jonkinlainen tallenne, jos asiakkaan kanssa tuleekin myöhemmin ongelmia.
3. Myyntiraporttimallipohjat
Jos et jo tarkkaile myyntejäsi viikko-, kuukausi-, vuosineljännes- ja vuositasolla, niin nyt on aika aloittaa.
Myyntiraportin luominen eri aikajaksoja varten voi auttaa sinua tunnistamaan eri trendejä ja tarjoaa myös mahdollisuuden kasvuun. Myyntien säännöllinen raportointi voi lisäksi auttaa tiimiäsi keskittymään tavoitteisiinsa.
Myyntiraportti sisältää tyypillisesti joitakin seuraavista tiedoista:
- Yleiskatsaus myyntitavoitteista ja siitä, onko näihin tavoitteisiin päästy vai ei
- Tuotot ja kulut
- Tulevien aikajaksojen myyntiennusteet (kuukausi, vuosineljännes, vuosi)
- Ne tuotteet ja palvelut, jotka myyvät eniten ja ne, jotka ovat jääneet jälkeen
- Käsiteltävän aikajakson liidien määrä ja vaihtokurssit
- Kaikki haasteet tai hidasteet
Yksi tapa lähestyä myyntiraporttiasi on liittää se osaksi viikoittaisia kokouksia tiimisi kanssa. Koko yrityksen kokouksiin saatat haluta tuoda vain pikaisen päivityksen ja myynti- ja markkinointitiimien kokouksiin perusteellisemman raportin.
Tässä on esimerkki siitä, miltä pikainen myyntiraporttimallipohja voisi näyttää:
Tämä dia kattaa yksinkertaisella tavalla viikon kokonaismyynnit sekä vertaa niitä kasvun korostamiseksi aiempien viikkojen myynteihin.
Sen sijaan tämä myyntiraporttiesitys syväluotaa KPI-mittareita (suorituskykymittareita) ja vaihtokursseja:
Kuukausi-, vuosineljäs- tai vuosimyyntiraporttien kohdalla saatat haluta käsitellä tilastojasi perusteellisemmin samalla, kun suunnittelet tulevia kausia.
Siitä huolimatta et kuitenkaan halua tuottaa 62-sivuista tekstiasiakirjaa, jota kukaan ei kuitenkaan lue. Yllätä siis asiakkaasi tai pomosi uudella, kiehtovalla ja ytimekkäällä tavalla hoitaa asioita. Näin erotut joukosta innovaattorina.
Alla oleva myyntiraporttimallipohja auttaa sinua havainnollistamaan KPI-mittareita ympyräkaavioiden, pylväskuvaajien ja taulukkojen avulla. Painotetut tekstit ja ikonit auttavat järjestelemään tietoa tavalla, jota on helppo ymmärtää.
Kun teet myyntiraporteistasi helppotajuisia, kasvatat myös mainettasi läpinäkyvänä ja luotettavana ammattilaisena. Tämä on tärkeää varsinkin konsulttien kohdalla.
Muutama suositeltava käytäntö myyntiraportissa:
- Ilmaise selkeästi, mistä aikajaksosta raportoit
- Käytä eri osioissa kuvaavia otsikkoja ja liitä selitykset kaikkiin kaavioihin tai taulukoihin, jotka vaativat lisätietoja
- Tarjoa lukijoille kontekstia; selitä kaikki suuremmat trendit, joista heidän tulisi olla tietoisia, kaikki tiimisi kohtaamat haasteet, ja tavoitteisiin vaikuttaneet seikat
- Hyödynnä linjakaavioita ja pylväskuvaajia havainnollistaaksesi ajan myötä tapahtuneita muutoksia ja korostaaksesi eri trendejä
- Korosta KPI-mittareita suurin, lihavoiduin fontein (näitä ovat esimerkiksi viikon kokonaismyynnit)
- Käytä kontrastivärejä avainsanojen tai joidenkin kuvaajien kohtien korostamiseksi
4. Digitaalimarkkinoinnin raporttimallipohjat
Jos olet SaaS- tai verkkokauppa-alalla, minun ei edes tarvitse kertoa sinulle, kuinka tärkeää digitaalinen markkinointi on. Erityisesti pienille yrityksille se on kaikki kaikessa.
Yrityskasvun kannalta on tärkeää tehdä tietoisia ja harkittuja markkinointipäätöksiä.
Tämä tarkoittaa sitä, että etsit jatkuvasti tapoja parantaa hakukonetuloksiasi, kasvattaa vaikutustasi sosiaalisessa mediassa ja optimoida mainoskampanjoitasi.
”Digitaalimarkkinoinnin raportti” on melko laaja termi raportille, joka saattaa olla vaikkapa yleiskatsaus kaikista digitaalimarkkinoinnin kanavistasi tai vain yhdestä tietystä kanavasta.
Digitaalimarkkinoinnin raportti, joka kattaa kaikki päämarkkinointikanavasi, sisältää jonkin (tai kaikki) seuraavista tiedoista:
- Yleiskatsaus tämänhetkisestä strategiastasi digitaalimarkkinoinnin osalta
- Pääasialliset markkinointitavoitteet sekä se, onko niitä saavutettu vai ei
- Yleiskatsaus vaihtokursseistasi, mukaan lukien liidien lukumäärä, palkalliset vs. orgaaniset liidit ja kustannuksesi vaihtokursseittain
- Yleiskatsaus kauppatilastoistasi kanavan mukaan järjestettynä
- SEO-yleiskatsaus sekä kaikki muutokset avainsanojen sijoituksissa
- Yleiskatsaus PPC-kampanjoistasi, joista vastaat, mukaan lukien klikkaussuhde, ROI ja klikkausten hinnat
- Yleiskatsaus kanavistasi sosiaalisessa mediassa ja yksittäisten kanavien tilastot sekä liidit
Vilkaise esimerkiksi tätä digitaalimarkkinoinnin raporttimallipohjaa, jossa kukin kanava on saanut oman, kokonaisen sivunsa. Huomaa myös, kuinka yrityksen brändi on otettu suunnittelussa huomioon niin, että brändin värit ja visuaalit luovat raporttiin tietokonemaista teemaa:
Jos digitaalimarkkinoinnin raportissa keskitytään yksittäiseen markkinointikanavaan, haluat todennäköisesti syventyä kuhunkin tilastoon tarkemmin.
Esimerkiksi sosiaalisen median raporttiin tulisi sisältyä:
- Vertailu saavutuksistasi tietyillä sosiaalisen median kanavilla esim. Facebookissa, Twitterissä ja YouTubessa (voit kokeilla havainnollistusta vertailuinfograafilla)
- Suosiosta kertovat tilastot, kuten vaikutelmat, klikkaukset, tilaajamäärät, tykkäykset ja kommentit
- Yleiskatsaus seuraajistasi, mukaan lukien demografiset tiedot kuten ikä, sukupuoli ja ammatti
- Konversiotilastot kultakin sosiaalisen median kanavalta
Alla oleva sosiaalisen median raportti havainnollistaa joitakin näistä avaintilastoista.
Sinulla voi ehkä olla konsulttina lahjoja sosiaalisen median markkinoinnin suhteen, mutta et välttämättä hallitse suunnittelua. Yllä olevan mallipohjan avulla onnistut näyttämään paremmalta kuin mitä oletkaan. Se auttaa sinua esittelemään löydöksiäsi tehokkaalla ja ammattimaisella tavalla unohtamatta kuitenkaan leikkimielisyyttä ja kiinnostavuutta.
Jos tietojen järjestämisen kanavoittain vielä mietityttää, niin tässä on myös esimerkki sosiaalisen median markkinointiraporttiesityksestä, jossa on käytetty värikkäitä pylväitä kanavien tilastojen tutkimisen helpottamiseksi:
Muutama suositeltava käytäntö digitaalimarkkinoinnin raportissa:
- Esittele yleiskatsaus suorituskyvystäsi kaikilla kanavillasi tai vain yhdellä tietyllä kanavalla
- Järjestele raporttisi kanavan (“orgaaninen haku”, “sosiaalinen media”, “PPC”) tai tiettyjen kampanjoiden/raporttien mukaan
- Jos raporttisi on pitkä, liitä siihen sisällysluettelo helpottaaksesi raportin selausta lukijoitasi varten
- Käytä pylväskaavioita ja taulukkoja vertaillaksesi suorituskykyäsi eri markkinointikanavilla
- Käytä ikoneita korostaaksesi tärkeimpiä tietoja ja visualisoidaksesi eri kanavia (esimerkiksi eri sosiaalisen median verkostoja)
- Pyri kertomaan tietosi ytimekkäästi ja keskity kullakin sivulla tai dialla vain yhteen aiheeseen
5. Kilpailija-analyysien mallipohjat
Saavuta markkinoijien huomio kilpailija-analyysiraportin avulla. Parhaat raportit ovat niitä, jotka osoittavat tarkalleen, mitä haasteita yrityksen on kohdattava (ja voitettava) menestyäkseen.
Kilpailija-analyysiraporttiin sisältyy tavallisesti seuraavat osiot:
- Yhteenveto tuotteista
- Kilpailijoiden vahvuudet ja heikkoudet
- Kilpailijoiden strategiat ja päämäärät
- Tulevaisuudennäkymät: ovatko markkinat kasvussa? Väljähtyneet? Hajoamassa pienempiin markkinarakoihin?
Seuraava kilpailija-analyysiraportin mallipohja järjestää kategoriat tiiviisiin, siisteihin osioihin ja korostaa tärkeimpiä tilastoja. Sidosryhmät voivat siten vertailla niitä nopeasti omien yritystensä lukuihin ja saada heti jonkinlaisen idean siitä, kuinka ne verrannollisesti pärjäävät.
Valmiiksi suunnitellun kilpailija-analyysimallipohjan käyttäminen on myös mainio idea niille konsulteille, jotka haluavat erottua isoista konsultointifirmoista tai myymälöistä. Datan visualisointi on tapa erottautua muista numeropohjaisuudella, ainutlaatuisuudella ja innovatiivisuudella.
Muutama suositeltava käytäntö kilpailija-analyysiraportissa:
- Jos aiot listata kaikki kilpailijasi, ota mukaan myös ne, jotka ovat saapumassa markkinoille seuraavana vuonna ja sellaiset epäsuorat kilpailijat, jotka tekevät myyntejä samoille asiakkaille kuin sinä.
- Etsiskele kilpailijoiden asiakkaiden tyytyväisyyskyselyitä (näitä suorittaa tavallisesti myyntilehdistö) ja ota nämä löydökset analyysiin mukaan.
- Keskustele myyntiosaston kanssa saadaksesi tietoa kilpailijoiden asiakkaista.
- Tee epävirallista tutkimusta kilpailijasi vahvuuksista ja heikkouksista. Keskustele alan toimittajien kanssa. Älä turvaudu pelkkiin internetin tarjoamiin tietoihin.
6. Tapaustutkimusten mallipohjat
Tapaustutkimus analysoi jollakin tavoin yrityksen tai sen kohtaaman tilanteen tiettyä näkökohtaa. Konsultti saattaa joutua kirjoittamaan sellaisen osaksi yrityksen harjoitteluohjelmaa, jos hän kehittelee sellaista.
Tapaustutkimukset keskittyvät yleensä johonkin näistä tilanteista:
- Yrityksen perustaminen tai alkuvaiheen panostukset
- Yritysfuusio, yhteishanke, akvisitio
- Markkinoille saapuminen tai laajennus
- Uusi projekti tai tuote
- Hinnoittelun optimointi
- Kannattavuus
- Toimialan näkymät
- Kasvustrategia
Tapaustutkimukset kertovat yleensä jonkinlaista tarinaa. Tähän tarinaan tulisi sisältyä taustatiedot yrityksestä, sen päähenkilöstä tai avainpelaajista, tilanteesta ja lopputulemasta.
Alla olevassa tapaustutkimuksen mallipohjassa on roimasti tilaa tällaiselle tarinalle, ja siinä on myös käytetty ikoneja ja pylväskaaviota tärkeimpien tietojen korostamiseen.
Varmista, että raporttiisi sisältyy johtopäätös, joka selittää avainlöydöksesi. Miksi tarinan päähenkilö teki tietyt päätöksensä? Mitä olivat niiden lopputulemat? Mitä voimme oppia tästä? Palaa sitten tätä mukaa tapaustutkimuksen pääkysymykseen ja vastaa siihen.
Muutama suositeltava käytäntö tapaustutkimuksessa:
- Hahmottele kaikki tapaustutkimuksen päähenkilön kohtaamat esteet ja haasteet, jotka vaikuttivat hänen päätöksiinsä (esimerkiksi tiukat aikarajat).
- Liitä tutkimuksen tueksi asiakirjoja kuten tilinpäätöksiä.
- Anna tutkimukselle ainutlaatuinen nimi, kuten “Suunnittelua ja innovaatioita Applella”. Otsikkoon tulisi sisältyä yrityksen nimi ja tapaustutkimuksen aihe.
7. Kasvustrategioiden mallipohjat
Tavoitteiden asettaminen yrityksellesi voi vaikuttaa teoriassa helpolta… mutta kunnianhimoisten ja samalla realististen tavoitteiden asettaminen voi olla itse asiassa melko haastavaa.
Meillä Venngagella noudatetaan tavoitteidemme asettamisessa näitä viittä askelta:
- Korkeatasoisten tavoitteiden tunnistaminen.
- Näihin tavoitteisiin vaikuttavien panosten ja tuotosten selvittäminen.
- Kokeilujen suorittaminen näiden panosten muuttamiseksi.
- Näiden kokeilujen vahvistaminen.
- Vastuun inspiroiminen kokeilujen tuloksista tiimin sisällä.
(Käyn tämän prosessin tässä nyt läpi suhteellisen nopeasti. Jos haluat prosessista perusteellisemman kuvauksen ja/tai lisää kasvustrategioiden mallipohjia, lue kasvustrategiaoppaamme täältä).
Jos olet esimerkiksi SaaS-yritys, niin korkeatasoisimpiin tavoitteisiisi kuuluu todennäköisesti tietty määrä tuottoja, työntekijöitä ja päivittäisiä, aktiivisia käyttäjiä.
Kun korkeatasoiset tavoitteesi ovat selvillä, seuraava vaihe on OKR:si (=Objective Key Results) selvittäminen. Tällä tarkoitetaan niitä tilastoja, jotka vaikuttavat tavoitteisiisi. Yleisesti ottaen haluat todennäköisesti eritellä nämä tilastot kanavoittain.
Eli jos jokin tavoitteistasi on saavuttaa jokin tietty lukumäärä päivittäisissä, aktiivisissa käyttäjissä, voit järjestää OKR-tilastosi vaikkapa:
- Hankintoihin liittyvien OKR-tilastojen, kuten orgaanisen liikenteen ja palkallisen liikenteen mukaan
- Vaihtoihin liittyvien OKR-tilastojen, kuten vaihtokurssien mukaan
- Retentioihin liittyvien OKR-tilastojen, kuten retentiokurssien mukaan
Kun OKR-tilastosi ovat selvillä, voit keksiä kokeiluja, jotka vaikuttavat näihin tilastoihin.
Meillä Venngagella tehdään viikottaisia pyrähdyksiä kasvukokeidemme suunnittelemiseksi, suorittamiseksi ja analysoimiseksi. Tiedän kuitenkin muita yrityksiä, jotka tekevät pidempiä, esim. kahden viikon tai kuukauden pituisia pyrähdyksiä.
Ennen kokeilun suorittamista sinun on kuitenkin syytä vahvistaa, että se on suorituksen arvoinen. Tämä onnistuu selvittämällä, mihin tavoitteeseen se vaikuttaa, mitä resursseja kokeiluun tarvitaan, ja kuinka paljon työtä oletat kokeilun vaativan.
Alla on juuri se sama markkinontipyrähdyksen mallipohja, jota oma markkinointitiimimme käyttää kasvukokeiluja aikatauluttaessaan.
Kasvukokeilun suorittamisen jälkeen sinun on erittäin tärkeää tarkkailla tuloksiasi.
Varaa kunkin pyrähdyksen jälkeen runsas määrä aikaa kokeilujesi analysointiin nähdäksesi, mitä voit oppia niistä. Luokittele sitten kokeilut “voittajiksi” tai “häviäjiksi” sen mukaan, vastasiko niiden tulokset sitä, mitä niiltä odotit.
Voit vielä hyödyntää loppuun suoritettuja pyrähdyksiäsi tiedottaaksesi kokeiluistasi tulevissa raporteissa.
Tässä on esimerkki pyrähdykstuloksesta ja tulosmallipohjasta, jota voit käyttää. Huomaa, kuinka kullakin kokeilulla on joku tiiminjäsen omistajana. Tämä edistää vastuullisuutta eri prosesseista ja tuloksista:
Muutama suositeltava käytäntö kasvustrategiaraportissa:
- Jaa kasvustrategiaraporttisi värikoodattuihin sarakkeisiin pyrähdyksen tavoitteiden, OKR-tilastojen tai vaiheiden mukaan
- Käytä ikoneja kuten oikein-merkkejä ja rasteja merkitäksesi voittaneita ja hävinneitä kokeiluja
- Liitä kuhunkin mallipohjaan lyhyet selostukset tehdäksesi niistä helppoja ymmärtää
- Määritä kukin kasvukokeilu jonkin tiiminjäsenen ansioksi inspiroidaksesi vastuuta prosesseista ja tuloksista
- Käytä oman yrityksesi värejä, fontteja ja logoa ylläpitääksesi yhtenäistä brändäystä kaikessa viestinnässäsi
8. Markkinatutkimusraporttien mallipohjat
Sinun kannattaa suorittaa säännöllistä markkinatutkimusta vielä senkin jälkeen, kun olet jo perustanut yrityksesi. Voit käyttää tutkimustasi markkinointistrategioidesi suunnitteluun ja parantamiseen, jotta tunnistaisit mahdollisia uusia asiakkaita ja helpottaisit tuotesuunnittelua.
Markkinatutkimukseen sisältyy yleisesti tiedonhaku asiakkaidesi tarpeista, ongelmista ja toiveista. Tällainen tutkimus voi auttaa sinua luomaan asiakasprofiileja ja tiettyjä ongelmia, joita haluat tuotteellasi tai palvelullasi ratkaista.
Voit tehdä markkinatutkimusta kahdella eri tavalla:
- Laadullisella tutkimuksella (puhelut, kohderyhmät)
- Kyselytutkimuksella
Monet konsultit kamppailevat esimerkiksi eri kohderyhmien suosiosta. Johtaja saattaa vaihdella projektin laajuutta jatkuvasti mielensä mukaan – kuten viimeisimmän netistä löytämänsä artikkelin perusteella! Työntekijät taas saattavat olla itsepintaisia omista työtavoistaan, eivätkä välttämättä halua ottaa konsultteja mukaan työnkulkuunsa.
Eräs tapa hankkia asiakkaita ja rakentaa luottamusta on tarjota heille tilastoja ja tutkimuksia, jotka tukevat suosituksiasi.
Markkinatutkimusraportti erittelee toimialan näkymät ja antaa selkeää opastusta eteenpäin. Kaikki tämä tapahtuu faktojen pohjalta.
Tällaisen pirteän ja ikoneja pursuavan markkinatutkimusraportin pitäisi auttaa vastahakoisten sidosryhmien virkistämisessä. Uuden (ja toisinaan pelottavan) tiedon esittäminen uusilla tavoilla voi auttaa hälventämään tällaista vastustusta.
Saatat myös haluta katsella kilpailijoiden tilastoja ja toimialan sisäisiä trendejä. Tähän mallipohjaan sisältyy kilpailijan tapaustutkimus verkkosivuanalytiikkoineen ja SWOT-analyyseineen:
Mitä tulee markkinatutkimusraporttisi luomiseen, saatat haluta luoda perusteellisen katsauksen koko markkinatutkimuksestasi, tai sitten saatat haluta keskittyä vain yhteen tutkimuksesi alueeseen.
Esimerkiksi tämä yhden dian markkinatutkimusraportti tutkii kyselyyn osallistuneiden henkilöiden demograafisia tietoja. Se luokittelee osallistujat työn, sijainnin ja niiden aiheiden mukaan, joita he pitävät kaikista kiinnostavimpina. Huomaa, kuinka kutakin profiilia on havainnollistettu ikonilla:
Tämän tyyppinen raportti voi tarjota tiimillesi ja sidosryhmillesi pikaisen katsauksen pääasiallisesta asiakaskunnastasi ja aiheista, jotka heitä kiinnostavat.
Eräs markkinatutkimusraportin tarkoitus on esitellä kaikki ne johtopäätökset, joihin olet datan analysoinnin jälkeen päätynyt.
Nämä voivat olla päätelmiä tavoiteasiakkaistasi, alueista, joihin voisit laajentaa yritystäsi, sekä niistä asiakkaiden tarpeista, jotka eivät vielä täyty. Alla oleva esimerkki havainnollistaa tätä dataa ja jättää myös erilllisen tilan, johon voit lisätä omat päätelmäsi.
Tässä on myös esimerkki markkinatutkimusraportista, jossa korostetaan ensin laajemman tekstin tärkeimpiä löydöksiä ennen kuin se tarjoaa dataa näiden löydösten tueksi:
Muutama suositeltava käytäntö markkinatutkimusraportissa:
- Havainnollista asiakasprofiilejasi ikonien avulla
- Vertaile kaavioilla ja kuvaajilla demografisia tietoja, kuten asiakkaiden ikää, sukupuolta, sijaintia ja ammattia
- Liitä mukaan ne pääasialliset johtopäätökset, joita olet datan analysoinnin jälkeen tehnyt
- Sisällytä markkinatutkimusraporttiisi sisällysluettelo, jos se on pidempi
- Liitä mukaan lyhyt tiivistelmä tavoista, joilla olet kerännyt dataa, mukaan lukien näytteidesi koot
9. Budjettiraporttien mallipohjat
Tämä kuuluu yrityksen hoidon alkeisiin. Sinun on syytä analysoida budjettiasi, kulujasi ja tuottojasi joka vuosineljänneksellä tai vuosittain.
Budjettiraportissa eritellään tavallisesti:
- Budjettisi eri kategoriat
- Kuluneen vuoden tai vuosineljänneksen kulutuksesi kussakin budjettisi kategoriassa
- Alueet, joilla sinun on mahdollisesti vähennettävä tai lisättävä kulutusta
- Tulevan vuoden tai vuosineljänneksen ennusteet
Täysi budjettiraportti on todennäköisesti hiukan liian raskas kokouksen aikana jaettavaksi.
Mutta visuaalisesti mielenkiintoinen esitys tai yhden sivun tiivistelmä on täydellinen tapa pitää tiimisi ja sidosryhmäsi ajan tasalla.
Näin voit tarjota yleiskatsauksen viime kauden kulutuksesta kategorioittain ja korostaa budjettisi säästöjen tai ylikulutuksen määrää.
Vilkaise esimerkiksi tätä tiivistävää budjettiraporttidiaa, jossa on käytetty temaattista taustakuvaa vetovoiman lisäämiseksi:
Pikainen tiivistelmäsivu on myös täydellinen tilaisuus visualisoida dataa luovalla tavalla.
Vaikka taulukot ovatkin varmasti tehokas tapa vertailla kulutuksen määrää, voit myös käyttää hieman epätavallisempaa visuaalia, kuten kuplakaaviota:
Muutama suositeltava käytäntö budjettiraportissa:
- Lokeroi raportin kattama aikajakso selkeästi (kuukausi, vuosineljännes, vuosi)
- Lisää kuhunkin raporttisi osioon lyhyt selostus tärkeimpien oivallusten korostamiseksi
- Vertaile säästetyn ja kulutetun rahan määrää taulukkojen avulla
- Visualisoi budjetissa eri asioihin varattuja summia pylväskaavioilla, ympyräkaavioilla ja kuplakaavioilla
- Korosta tärkeimpiä oivalluksia kontrastiväreillä, vahvoilla fonteilla ja ikoneilla
10. Vuosiraporttien mallipohjat
Vuosiraportti on kaiken kattava asiakirja, joka sallii sinun pohdiskella yrityksesi kulunutta vuotta, mukaan lukien:
- Yrityksesi esittämää missiota
- Yrityksesi kasvua (taloudellista, tuotteisiin liittyvää, kulttuurista)
- Omia tuotto- ja kassavirtalaskelmiasi
- Yrityksesi eri osioita
- Tietoja yrityksesi johtajista ja toimitusvirkailijoista
- Tietoja yrityksesi osakkeista ja osingoista
- Onnistumisia ja menestystarinoita
Kaikki tämä kuulostaa aika kuivalta, vai mitä?
Mutta tuossa listassa on siltikin monta asiaa, josta on syytä innostua. Onhan kyseessä kuitenkin se, kuinka paljon yrityksesi on kasvanut, voittosi (ja ehkä pari häviötä), sekä tulevan vuoden näkymät.
Voit herättää tämän tarinan todella eloon vuosiraporttisuunnittelun keinoin.
Mieti, kuinka voisit edustaa yritystäsi visuaalisesti:
- Onko yrityksesi toiminnasta olemassa valokuvia, joita voisit lisätä raporttiin?
- Mitkä fontit ja värit heijastavat yrityksesi persoonallisuutta?
- Voidaanko tiettyjä käsitteitä havainnollistaa jonkinlaisilla ikoneilla?
Alla olevassa vuosiraportissa on käytetty pirteää oranssia ja keltaista värimaailmaa sekä söpöjä ikoneita. Tällainen muotoilu on erittäin visuaalista ja nykyaikaista, ja kaikki tämä heijastaa dynaamista yritystä, joka on optimistinen tulevaisuuden suhteen.
Seuraavassa yrityksen vuosiraporttimallipohjassa puolestaan on käytetty vuoriteemaa, joka heijastaa yrityksen kunnianhimoisia tavoitteita. Katso, kuinka raportin eri osiot (“Strategia”, “Rahoitus” ja “Suorituskyky”) on värikoodattu, jotta raporttia olisi helpompi lukea:
Tämä virtaviivainen ja nykyaikainen malli rohkeine väriaksentteineen heijastaa tekniikan alan suunnittelutrendejä, mikä taas vetoaa sidosryhmiin taatusti.
Samoja suunnitteluideoita voidaan soveltaa myös vuosiraporttiesitykseen. Katso vaikka tätä erään kahvilayrityksen vuosiraporttiesitystä. Koko raportista heijastuu kahvilakokemuksen rentous ja mukavuus sen pehmeästi filtteröidyjen valokuvien ja vanhantyylisen fontin kautta:
Muutama suositeltava käytäntö vuosiraportissa:
- Luo raportillesi huoiota herättävä kansi
- Kerro yrityksesi tarina vuosiraportissasi temaattisin visuaalein, kuten taustakuvin ja ikonein
- Valitse otsikoihin koristeellinen fontti ja yhdistä ne yksinkertaisempaan fonttiin leipätekstissä
- Etsi tilaisuuksia visualisoida dataa infograafien, kaavioiden ja piktogrammien muodossa
11. Virallisten asiakirjojen mallipohjat
Viralliset asiakirjat ovat mainioita välineitä sidosryhmien tiedotuksessa ja houkuttelussa. Konsultit voivat myös käyttää niitä maineensa kohentamiseen suurien konsultointi- ja myymäläfirmojen rinnalla tai käyttää niitä liidimagneetteina Facebook-mainoksissa jne.
Ja kuten aina, huoliteltu tyyli herättää vanhempien johtajien tai potentiaalisten asiakkaiden mielenkiinnon paljon todennäköisemmin.
Yritysraportin tai konsultointiraportin mallipohja on nopein tapa saada aikaan jotakin viehättävää ja helppotajuista.
Alta löytyvä esimerkki konsultointiraportista sisältää kokonaisen sivun, joka on omistettu pelkästään visuaaleille. Tämä on täydellinen tapa katkaista teksti ja antaa sen hengähtää. Se tuo myös tiedoille lisätukea.
Selaa kirjastoamme, josta löydät tuhansia ammattimaisia ja ilmaisia arkistovalokuvia ja valitse kuvat, jotka sopivat aiheeseesi parhaiten. Tai lataa omiasi.
Muokkaimemme ansiosta sinun on helppo mukauttaa kaikki yritys- ja konsultointiraporttien mallipohjat vastaamaan omia tarpeitasi. Vaihda mallipohjien tekstit, fontit, valokuvat, ikonit, värit ja mitkä tahansa haluatkin.
Seuraava yritysraportin mallipohja sopii täydellisesti markkinoijille ja markkinakonsulteille. Siinä on houkutteleva ja hauska (mutta silti ammattimainen) kansikuva, joka kertoo nopeasti raportin sisältämän markkinointiprosessin ikonien avulla.
Venngagella on laaja valikoima tuhansia mukautettavia ja nykyaikaisia ikoneita, joita voit lisätä yllä olevaan konsulttiraporttimalliin. Voit esimerkiksi lisätä siihen Twitterin tai Facebookin logon, tai “peukku ylöspäin” -ikonin.
Klikkaa sen jälkeen mallipohjan kaaviota tai kuvaajaa (sivuilla neljä ja viisi) lisätäksesi niihin omat tietosi.
Onko sinulla vaikeuksia raporttisi tietojen järjestelyn kanssa? Konsulteille ja markkinoijille on tärkeää viestiä raportin avainkohdat tukahduttamatta lukijoita tietotulvaan.
Alta löytyvässä konsultointiraportin mallipohjassa on käytetty kolmannella sivulla tekstilaatikoita ja ikoneja tärkeimpien löydösten korostamiseksi.
Eriväriset otsikot ovat myös avuksi tietohierarkian luonnissa ja tuovat asiakirjaan vaihtelua.
Käy katsomassa tämä blogijulkaisumme, joka sisältää 20+ esimerkkiä virallisista asiakirjoista ja löydä vielä lisää mallipohjia ja suunnitteluvinkkejä.
Muutama suositeltava käytäntö virallisessa asiakirjassa:
- Luo viralliselle asiakirjallesi huomiota herättävä kansi niin, että käytät taustalla jotain vahvaa väriä, valokuvia tai ikoneita.
- Sisällytä asiakirjaan oma osionsa tärkeimmille löydöksille otsikoineen ja pisteluetteloineen.
- Visualisoi dataa kaavioilla ja piktogrammeilla, jotka korostavat avaintietoja.
- Sisällytä brändisi viralliseen asiakirjaasi (brändin värit ja logo).
12. Projektisuunnitelmien mallipohjat
Projektisuunnitelma on paras tapa pitää projekti raiteillaan.
Mutta projektin suorittamiseen liittyvien vaiheiden ja kunkin vaiheen läpikäymisen ja mittaamisen esittäminen yhtä aikaa voi olla hankalaa.
Erityisen vaikeaa tämä on jos olet konsultti, eikä sinulla ole yritysmallipohjia, joihin tukeutua.
Alla oleva projektisuunnitelman mallipohja on yksinkertainen tapa visualisoida, mitä on tapahduttava ja milloin.
Yllä olevassa perusteellisesti järjestellyssä projektisuunnitelman mallipohjassa on käytetty pylväskuvaajia, ikoneita ja värikoodausta, jotta tietoja voitaisiin esittää ymmärrettävällä tavalla. Kun olet avannut editorin, klikkaa pylväskuvaajaa muokataksesi aikataulua.
Myös alta löytyvä projektiaikajana hyödyntää ikoneita ja värikoodausta tietojen järjestämiseksi, joskin hiukan eri tavalla.
Projektit kärsivät silloin, kun määräajat ja kussakin vaiheessa tarvittavat asiat eivät ole selviä. Aikajanan myötä teet päivän selväksi, mitkä tehtävät kuuluvat mihinkin vaiheeseen ja kauanko kunkin vaiheen tulisi kestää.
Aikajana on tiimillesi tai asiakkaallesi täydellinen tapa seurata projektin aikataulua ilman, että he joutuisivat käymään läpi hirvittäviä määriä tekstiä.
Voit myös päivittää aikajanaasi projektin edetessä, jotta voit tarkkailla aikataulussa ilmeneviä muutoksia.
Alla olevassa konsultointiraportin mallipohjassa on perinteisempi projektisuunnitelman muotoilu. Se tukeutuu siltikin aikajanojen tavoin vahvasti visuaaleihin, jotta projektista muodostuisi helppolukuinen ja ymmärrettävä yleiskuva.
Projektin paisuminen on kaikkien projektien vihollinen (ja monien konsulttien riesa). Tämän vuoksi projekti on tärkeä määritellä alusta alkaen. Yllä olevassa konsultointiraportin mallipohjassa on tällaiselle oma osionsa.
Projekteilla on tietysti tapana muuttua ja kehittyä. Alta löytyvä projektiraportti auttaa sinua hoitamaan ongelmia sitä mukaa, kun niitä ilmestyy, sekä esittämään ratkaisuja. Tällä tavoin sidosryhmät voivat tehdä päätöksiä ennen kuin aikataulu syöksyy täysin raiteiltaan.
Vilkaise tätä blogijulkaisuamme, josta löydät 15+ projektisuunnitelman mallipohjaa esimerkkeineen ja suunnitteluvinkkeineen.
Muutama suositeltava käytäntö projektisuunnitelmassa:
- Suunnittele projektisi aikataulu visuaalisesti aikajanaa käyttäen.
- Luokittele tehtävät ja virstanpylväät eri värein.
- Havainnoi prosessin vaiheita ikonein.
- Lisää kaavioita seurataksesi, kuinka kauan projektin kussakin vaiheessa kestää.
- Valitse joustava mallipohja, jota voit päivittää projektin edetessä ja muutosten ilmaantuessa.
Yleisiä käytäntöjä, jotka on hyvä muistaa kaikissa yritysraporttien mallipohjissa
1. Sisällytä brändisi raporttiisi
Vahvan brändin rakentamiseen kuuluu johdonmukainen brändäys kaikessa sisällössäsi – niin sisäisessä kuin yleisönkin silmille tarkoitetussa. Voit sisällyttää brändisi yritysraporttiisi liittämällä siihen logosi ja käyttämällä siinä brändisi värejä ja fontteja.
Minun Brändäyssarjani -toimintomme hakee logot ja fontit automaattisesti miltä tahansa verkkosivuilta. Sen jälkeen voit liittää ne mallipohjaasi jo yhdellä klikkauksella.
2. Käsittele kullakin sivulla tai dialla vain yhtä aihetta kerrallaan
Raporttia luodessa syntyy helposti houkutus ahtaa valtava määrä tekstiä yhdelle sivulle. Tässä on kuitenkin riski luoda seinällinen tekstiä, josta lukija ei saa selvää.
Keskity sen sijaan kullakin sivulla tai dialla vain yhteen aiheeseen. Jos huomaat, että jo sekin saa sivusi näyttämään liian täydeltä, yritä jakaa tietosi kahdelle sivulle tai etsiä tapoja tiivistää tietoa tehokkaammin.
3. Aseta toimivuus ensi sijalle
Yritysraporttia suunniteltaessa tulisi etsiä jatkuvasti tilaisuuksia visualisoida dataa ja esittää tietoa luovalla tavalla. Tästä huolimatta raportin tärkein tarkoitus on kuitenkin ilmaista tietoa selkeästi.
Hyödynnä erinäisiä suunnitteluelementtejä kuten eri kokoisia, vahvuisia ja värisiä ikoneja tai tekstiä tiedon korostamiseksi ja luokittelemiseksi – ei sen piilottamiseksi. Jos jokin työstämäsi sivu näyttää täydeltä tai sekavalta, koeta laittaa se vielä uusiksi.
Muista, että toimivuus on tärkeintä – ja tämä koskee myös kaikkia dataasi sopivia visuaaleja.
Lisää yritysviestinnän oppaita:
20+ Tyrmäävää konsultointihakemusmallipohjaa, jotka tekevät potentiaalisista asiakkaista totta
10 esimerkkiä virallisesta asiakirjasta ja suunnitteluvinkkejä
